§ 12  IFG NRW (Gesetz über die Freiheit des Zugangs zu Informationen für das Land Nordrhein-Westfalen) regelt die Veröffentlichungspflichten wie folgt:
Geschäftsverteilungspläne, Organigramme und Aktenpläne sind nach Maßgabe dieses Gesetzes allgemein zugänglich zu machen. Die öffentlichen Stellen sollen Verzeichnisse führen, aus denen sich die vorhandenen Informationssammlungen und -zwecke erkennen lassen. Soweit möglich hat die Veröffentlichung elektronisch zu erfolgen. 

Der Aktenplan stellt eine systematische Ordnung des gesamten Schriftgutes der Gemeindeverwaltung dar. Ziel ist es, eine übersichtliche und nachvollziehbare Ordnung des Schriftgutes zu schaffen.

Die Gemeindeverwaltung Weeze hat sich im Zuge der Einführung eines Dokumentenmanagementsystems für eine produktorientierte Gliederung des Aktenplans entschieden.

Der Aufbau und die Nummerierung eines Aktenzeichens ergibt sich aus folgender Gliederung:

00 Hauptgruppe
00.00 Obergruppe
00.00.00 Gruppe 
 

Ein Beispiel für das Aktenzeichen zum Thema Brandschutz lautet demnach:

02 Sicherheit & Ordnung
02.05 Gefahrenabwehr und -vorbeugung
02.05.01 Brandschutz, Feuerwehr

Detaillierte Informationen zum Aktenplan der Gemeinde Weeze finden Sie weiter unten im Downloadbereich dieser Seite.