Einleitung

Die Nutzung von E-Mails im täglichen (Geschäfts-)Leben wird immer selbstverständlicher. Egal, ob einfache Information oder digitale Rechnung, die Kommunikation über E-Mail verschafft insbesondere Zeitvorteile auf Seiten des Versenders und des Empfängers. Mit der Gemeinde Weeze kann bereits seit Jahren elektronisch in Kontakt getreten werden. Alle Organisationseinheiten und Mitarbeitende der Gemeindeverwaltung sind über E-Mail direkt erreichbar. Da es die verschiedensten Möglichkeiten, Formate und technischen Standards gibt, hier unsere aktuellen organisatorischen und technischen Rahmenbedingungen.

Grundsätzlich wird zwischen einfachen formfreien Schreiben und formgebundenen Schreiben unterschieden, die in Papierform eine eigenhändige Unterschrift voraussetzen (zum Beispiel Widerspruch und viele Anträge). Auch bei der elektronischen Übersendung gibt es hier Unterschiede, die wir Ihnen nachfolgend gerne erläutern.

Formfreie elektronische Kommunikation

Einfache Anliegen, Hinweise, Beschwerden und dergleichen, also alles, was keine eigenhändige Unterschrift benötigt, können Sie uns auch weiterhin einfach online per E-Mail schicken. Ist Ihnen die persönliche E-Mailadresse Ihrer Kontaktperson nicht bekannt, können Sie uns auch zentral über info@weeze.de erreichen. Die Mitarbeitenden der Poststelle werden Ihr Anliegen an die richtige Kontaktperson weiterleiten.

Hinweis zur Datensicherheit: E-Mails sind wie Postkarten auf dem Übertragungsweg über das Internet. Sie sind unverschlüsselt und daher auch für Dritte lesbar und können grundsätzlich auch verändert werden.

Formgebundene Schreiben - rechtsverbindlich und elektronisch

Für Vorgänge, die eine eigenhändige Unterschrift voraussetzen bzw. für Vorgänge, die Rechtsfristen in Gang setzen, müssen die Mitteilungen und Anlagendokumente mit einer qualifizierten elektronischen Signatur gemäß Artikel 3 Nr. 12 eIDAS-Verordnung versehen sein. Vorgänge dieser Art können an die Virtuelle Poststelle (VPS) rechtsverbindlich und sicher auf elektronischem Weg an die Adresse vps@weeze.de gesandt werden. 

Dabei unterstützen wir folgendes Verschlüssellungsverfahren: S/MIME

Für die Verschlüsselung benötigen Sie einen sogenannten öffentlichen Schlüssel, den Sie in Ihren Mailclient importieren müssen. Dieser steht unten im Downloadbereich für Sie zum Herunterladen bereit.

Zusätzlich brauchen Sie noch eine digitale Signatur. Eine Liste der von der EU Kommission  zugelassenen anbietenden Unternehmen können Sie einsehen, wenn Sie dem Link in dem unten angegeben Link-Block folgen.

Wir bitten um Verständnis, dass wir derzeit Signaturen anderer Anbieter nicht zulassen können. Sofern Sie andere Signaturen als die vorstehend genannten verwenden, wird die Schriftform dadurch nicht ersetzt!

Elektronische Kommunikation mittels De-Mail

Die Übermittlung von De-Mails an die Gemeinde Weeze ist sowohl für den formlosen als auch für den formgebundenen Schriftverkehr über die nachfolgende De-Mail-Adresse möglich:

info@weeze.de-mail.de

Senden Sie eine De-Mail an die Gemeindeverwaltung Weeze, eröffnen Sie auch zugleich den Empfang von De-Mails von der Gemeinde Weeze. Bitte beachten Sie dabei die unterstützten Dateiformate und Größen weiter unten auf dieser Seite. 

Hinweis: Aktuell befindet sich der De-Mail-Kommunikationsweg im Umbruch. Es existiert nur noch ein kostenpflichtiger Anbieter für diesen Service.

Alternativ können Privatperson den formgebundenen Schriftverkehr mit der Gemeinde Weeze kostenfrei über mein Justizportal abwickeln.

Besonderes elektronisches Behördenpostfach (beBPo)

Das beBPo beruht auf der Infrastruktur des Elektronischen Gerichts- und Verwaltungspostfachs (EGVP), die sich für den elektronischen Rechtsverkehr bewährt hat. Es bietet eine einfache und sichere elektronische Kommunikation mit der Justiz sowie Rechtsanwälten, Notaren und anderen Behörden. Es ermöglicht die Übertragung großer Datenmengen und hat Quittungsmechanismen und Prüfprotokolle bereits integriert. Eine separate elektronische Signatur ist nicht erforderlich, da das beBPo eine offizielle Legitimierung erfordert, in deren Rahmen sich die Behörde authentifizieren und legitimieren muss (Vertrauenswürdiger Herkunftsnachweis).

Für die Gemeinde Weeze wurden 7 beBPos eingerichtet. Sechs sind den Fachbereichen direkt zugeordnet. Die Korrespondenz über das allgemeine beBPo "Gemeinde Weeze" (Hauptpostfach), wird von der Zentralen Poststelle der Gemeindeverwaltung Weeze verwaltet.

Hauptpostfach:

Unterpostfächer:

Elektronische Rechnungen

Elektronische Rechnungen im PDF-Format nehmen wir ausschließlich unter erechnung@weeze.de entgegen. Rechnungen die an die E-Mailadresse einer Kontaktperson innerhalb der Gemeindeverwaltung Weeze geschickt werden können wir aus Gründen der in der GOBD vorgeschriebenen Aufbewahrungsplicht nicht akzeptieren. 

Erstellen sie bereits Rechnungen im XRechnungs- oder ZUGFeRD-Format, dann reichen Sie Ihre Rechnung gerne über eingang@erechnung.nrw ein.

Weiterhin haben Sie die Möglichkeit über das Weberfassungsmodul eine elektronische Rechnung im XRechnungs-Format  zu erstellen oder hochzuladen und zu versenden. Den Link zu diesem Modul finden Sie unten im Linkblock.

Die Leitweg ID (Käuferreferenz) der Gemeinde Weeze lautet: 051540064064-31001-62. 

Unterstützte Dateiformate und Dateigrößen

Es gibt Hunderte von Programmen und Dateiformaten. Die gängigsten Programme haben wir im Einsatz und können damit Ihre Dateien auch öffnen und lesen. Konkret sind das:

Bevorzugt wird die Übermittlung von PDF-Dateien (Adobe Acrobat ab Version 4.0).Zudem können die gängigen Office-Formate (txt, doc/x, xls/x, ppt/x) und Grafikformate (jpg, gif, tiff) verarbeitet werden.

Bitte beachten Sie, dass aus Sicherheitsgründen keine Dateien mit ausführbarem Inhalt (z. B. Makros), mit einem Kennwort verschlüsselt oder im RTF-Format empfangen und verarbeitet werden können. 

Bitte achten Sie darauf, beim Versand einer E-Mail die Gesamtgröße von 10 MB nicht zu überschreiten. Bei größeren Anhängen können diese auch in einer zip-komprimierten Form (*.zip) übermittelt werden.